Prüfen Sie den Digitalisierungsstand Ihrer BuchhaltungDigitalisierungs-Check für ihre Finanz- und Lohnbuchhaltung
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Digitaler Rechnungseingangsprozess
TRAFFIQX® ist eines der größten deutschen Netzwerke für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten. Die webbasierte SaaS-Lösung ermöglicht Unternehmen den sicheren Versand und Empfang elektronischer Dokumente. Dazu zählen insbesondere strukturierte E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD sowie weitere Dokumente, beispielsweise Angebote und Bestellungen.
Der Zugang erfolgt über einen angeschlossenen Provider. Für den sicheren Versand und Empfang von Dokumenten wird eine TRAFFIQX®-ID benötigt. Die TRAFFIQX®-ID ist eine eindeutige, persönliche Kennung, mit der Unternehmen und Behörden im TRAFFIQX® Netzwerk identifiziert werden. Um für den Empfang von Dokumenten aus dem TRAFFIQX®-Netzwerk vorbereitet zu sein, sollten Sie über eine gültige TRAFFIQX®-ID verfügen.
PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein internationales Netzwerk für den standardisierten und sicheren Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Es ermöglicht Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen, Dokumente wie E-Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine über einheitliche technische Standards auszutauschen.
Jedes teilnehmende Unternehmen erhält eine eindeutige Kennung, die beispielsweise auf der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder einer Global Location Number (GLN) basiert. Über diese Kennung kann das Unternehmen im Netzwerk eindeutig identifiziert und adressiert werden. Um für den Empfang von Dokumenten aus dem PEPPOL-Netzwerk vorbereitet zu sein, sollten Sie über eine gültige PEPPOL-ID verfügen.
Eine zentrale E-Mail-Adresse für den digitalen Rechnungsempfang ist eine dedizierte E-Mail-Adresse, über die alle eingehenden Rechnungen eines Unternehmens gebündelt empfangen werden. Sie dient der zentralen Erfassung und Weiterverarbeitung von Rechnungsdokumenten und kann die Bearbeitung und Zuordnung innerhalb der Buchhaltung erleichtern.
Dieses E-Mail-Postfach sollte selbstverständlich in eine Archivierungslösung integriert sein, um eine revisionssichere Speicherung und eine nachvollziehbare Dokumentenablage sicherzustellen.
Die Validierung nach EN 16931 bezeichnet die technische und inhaltliche Prüfung einer E-Rechnung auf Einhaltung des europäischen Standards für elektronische Rechnungen. Dabei wird geprüft, ob die Rechnung strukturell korrekt aufgebaut ist und alle verpflichtenden Pflichtfelder und Datenformate erfüllt sind.
Eine automatische Validierung stellt sicher, dass eingehende E-Rechnungen frühzeitig auf Konformität geprüft werden und nur valide Rechnungen in die weiteren Verarbeitungsprozesse übernommen werden. Dies ist insbesondere relevant, da nur ordnungsgemäße und standardkonforme Rechnungen gemäß EN 16931 die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllen. Fehlerhafte Rechnungen sollten beim jeweiligen Lieferanten reklamiert werden.
Eingangsrechnungen sind so aufzubewahren, dass sie in ihrer ursprünglichen elektronischen Form erhalten bleiben und die Anforderungen an die Unversehrtheit sowie die maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung erfüllt werden. Bei hybriden E-Rechnungsformaten wie ZUGFeRD ist die im Datenformat enthaltene strukturierte Rechnungsinformation maßgeblich. Die zusätzliche visuelle Darstellung (Sichtkomponente) kann für die interne Verarbeitung genutzt werden, ersetzt jedoch nicht die Aufbewahrung der elektronischen Originaldaten. Für die Buchhaltung ist sicherzustellen, dass die Rechnungen im Originalformat elektronisch verfügbar bleiben und unveränderte Dokumente weiterverarbeitet werden. Nur so ist gewährleistet, dass bei Prüfungen die vollständigen und unveränderten Originaldaten bereitgestellt werden können.
Digitaler Rechnungsausgangsprozess
In Deutschland ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) gemäß der europäischen Norm EN 16931 seit dem 1. Januar 2025 der gesetzliche Standard für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen (B2B). Rechnungen müssen hierfür in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen. Eine reine PDF-Datei ohne eingebettete oder separat bereitgestellte strukturierte XML-Rechnungsdaten entspricht nicht den Anforderungen der EN 16931.
Die verpflichtende Einführung erfolgt stufenweise im Rahmen gesetzlicher Übergangsfristen bis zum 1. Januar 2028. Für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro im Jahr 2026 endet die Übergangsfrist bereits zum 1. Januar 2027.
Der Versand von Ausgangsrechnungen sollte idealerweise vollständig automatisiert über ein fakturierendes System oder eine integrierte ERP- bzw. Buchhaltungslösung erfolgen. Ziel ist ein durchgängiger, systemgestützter Prozess, bei dem Ausgangsrechnungen nach Erstellung und ggf. systemgestützter Freigabe automatisch über definierte digitale Übertragungskanäle (z. B. Kundenportale oder elektronische Rechnungsnetzwerke) versendet werden. Der Versand erfolgt ohne manuelle Zwischenschritte und wird einschließlich Status- und Empfangsrückmeldungen systemseitig dokumentiert.
Die Automatisierung reduziert manuelle Tätigkeiten und minimiert Fehlerquellen wie fehlende oder fehlerhafte Übermittlungen. Gleichzeitig werden Rechnungen schneller und standardisiert zugestellt, was die Durchlaufzeiten verkürzt und Zahlungsprozesse beschleunigt. Durch die integrierte Statusrückmeldung entsteht eine hohe Prozesssicherheit sowie eine vollständige Nachvollziehbarkeit des Versand- und Zustellprozesses.
Ziel ist, dass alle erstellten Ausgangsrechnungen ohne manuelle Zwischenschritte aus dem Rechnungserstellungssystem automatisiert an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Dabei werden die Rechnungen in ihrer ursprünglichen, unveränderten Form bereitgestellt, sodass eine konsistente und nachvollziehbare Weiterverarbeitung im Rechnungswesen gewährleistet ist.
Die Übergabe erfolgt im Idealfall über eine DATEV-Schnittstelle aus dem fakturierenden Vorsystem oder der ERP-Lösung, sodass die Rechnungsdaten strukturiert und vollständig in DATEV Unternehmen online bereitgestellt werden.
Die automatisierte und unveränderte Bereitstellung über eine DATEV-Schnittstelle erhöht die Prozesssicherheit, reduziert Übertragungsfehler und stellt sicher, dass die Buchhaltung jederzeit auf ein vollständiges und konsistentes Datenbild zugreifen kann.
Digitaler Lohnbuchhaltungsprozess
Für eine fehlerfreie und aktuelle Lohnabrechnung ist ein durchgängiger und konsistenter Datenaustausch zwischen Ihrem Unternehmen und Ihrer Lohnabrechnungsstelle erforderlich. Stammdaten (z. B. Personalstammdaten, Steuer- und Sozialversicherungsmerkmale) sowie Bewegungsdaten (z. B. Gehaltsänderungen, variable Vergütungsbestandteile oder Arbeitszeiten) müssen dabei stets auf beiden Seiten aktuell gehalten werden, um Medienbrüche und manuelle Doppelerfassungen zu vermeiden.
Die Synchronisation sollte daher idealerweise über eine bidirektionale DATEV-Schnittstelle erfolgen. Dadurch werden Daten nicht nur von Ihrem Unternehmen an die Lohnabrechnungsstelle übertragen, sondern auch Rückmeldungen und aktualisierte Informationen aus der Lohnabrechnung wieder in Ihre Unternehmenssysteme zurückgespielt.
Durch diesen bidirektionalen Datenaustausch wird sichergestellt, dass beide Systeme jederzeit auf einem einheitlichen und aktuellen Datenbestand basieren. Dies reduziert manuelle Aufwände, minimiert Übertragungsfehler und erhöht die Prozesssicherheit in der digitalen Lohnbuchhaltung.
Ein vollständig digitaler Onboarding-Prozess stellt sicher, dass alle relevanten Personalinformationen strukturiert, effizient und ohne Medienbrüche erfasst und weiterverarbeitet werden. Ziel ist es, den gesamten Eintrittsprozess neuer Mitarbeitender von der Datenerfassung bis zur Übermittlung an die Lohnabrechnung digital abzubilden.
In Ihrem Personalmanagementsystem sollten Sie Mitarbeiterdaten digital erfassen und Ihren Mitarbeitenden einen sicheren digitalen Fragebogen zur vollständigen Datenerfassung bereitstellen können. Nachdem die Mitarbeitenden ihre Angaben ausgefüllt haben, könnten diese von Ihnen ergänzt oder geprüft und anschließend per Knopfdruck an Ihre Lohnabrechnungsstelle übermittelt werden. Sofern für Ihre Branche eine Sofortmeldepflicht besteht, sollten Sie zudem in der Lage sein, die entsprechenden Daten direkt aus dem System heraus elektronisch zu übermitteln.
Ein vollständig digitaler Prozess reduziert manuelle Erfassungsaufwände, minimiert Fehlerquellen und beschleunigt die administrative Abwicklung neuer Mitarbeitender. Gleichzeitig wird eine konsistente Datenbasis von Beginn an sichergestellt, die eine reibungslose Lohnabrechnung unterstützt.
Ein professionelles digitales Personalmanagementsystem unterstützt die zentrale Verwaltung von Personalstammdaten sowie die digitale Abbildung wesentlicher HR- und Payroll-Prozesse, einschließlich Onboarding-, Änderungs- und Austrittsprozessen.
Es ermöglicht die Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten, die Abwicklung von Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit sowie die digitale Erfassung von Reisekosten. Zudem werden eine digitale Personalakte geführt und Lohnabrechnungen den Mitarbeitenden digital bereitgestellt. Abrechnungsrelevante Zeiten für Dienstleistungen gegenüber Kunden sollten dabei automatisiert aus dem Zeiterfassungssystem in die Fakturierung der Leistungen überführt werden können.
Damit bildet ein solches System die Grundlage für effiziente, integrierte und durchgängige Personal- und Abrechnungsprozesse.
Eine vollständig systemgestützte Lohnabrechnung setzt voraus, dass alle abrechnungsrelevanten Daten strukturiert aus vorgelagerten Systemen übernommen und automatisiert verarbeitet werden. Dazu zählen insbesondere Stammdaten, Bewegungsdaten sowie variable Vergütungsbestandteile, die über definierte Schnittstellen in das Lohnabrechnungssystem einfließen.
Im Idealfall erfolgt die Verarbeitung regelbasiert und automatisiert, sodass die Lohnabrechnung weitgehend ohne manuelle Eingriffe erstellt werden kann. Manuelle Nachbearbeitungen sollten nur in Ausnahmefällen erforderlich sein, beispielsweise bei Sonderfällen oder Datenkorrekturen.
Ziel eines systemgestützten Prozesses ist eine konsistente, fehlerarme und nachvollziehbare sowie kosteneffiziente Lohnabrechnung, die auf einer durchgängigen digitalen Datenbasis beruht.
Die digitale und automatisierte Bereitstellung von Lohnunterlagen stellt sicher, dass Mitarbeitende ihre abrechnungsrelevanten Dokumente zeitnah, sicher und ortsunabhängig erhalten. Dazu zählen insbesondere Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie weitere personalbezogene Bescheinigungen.
Im Rahmen eines digitalen Prozesses werden die Lohnunterlagen automatisiert aus dem Abrechnungssystem generiert und über ein gesichertes Bereitstellungssystem zur Verfügung gestellt. Mitarbeitende können dabei jederzeit auf ihre Dokumente zugreifen, ohne dass manuelle Versandprozesse erforderlich sind.
Dies erhöht die Transparenz, reduziert administrative Aufwände und sorgt für eine effiziente und nachvollziehbare Bereitstellung der Lohnunterlagen.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ermöglicht eine digitale und medienbruchfreie Übermittlung von Krankmeldungen zwischen Arztpraxen, Krankenkassen und Arbeitgebern. Dadurch entfällt die bisherige papierbasierte Vorlage durch Mitarbeitende.
Im Rahmen eines digitalen Lohnabrechnungsprozesses sollten Sie in der Lage sein, eAU-Daten direkt über Ihr Lohn- oder HR-System bei den zuständigen Stellen abzurufen und diese automatisiert mit den vorhandenen Mitarbeiterdaten abzugleichen. Dadurch kann die Richtigkeit und Vollständigkeit der Krankmeldungen effizient geprüft werden.
Ein digitaler Abruf und die systemgestützte Prüfung der eAU tragen dazu bei, Prozesse zu beschleunigen, Fehlerquellen zu reduzieren und die Nachvollziehbarkeit im Lohnabrechnungsprozess zu erhöhen.
IT-Sicherheit und Datenschutz
Der Rechnungseingangsprozess ist ein kritischer Bereich im Hinblick auf Cybersecurity, da eingehende Rechnungen zunehmend als Einfallstor für Schadsoftware oder manipulierte Zahlungsinformationen genutzt werden. Daher sollte der Eingang und die Verarbeitung von Rechnungen durch ein mehrstufiges Sicherheitskonzept abgesichert sein.
Eingehende Rechnungen per E-Mail sollten mindestens über ein Security E-Mail Gateway verarbeitet werden, das Anhänge und Inhalte automatisiert prüft. Dazu zählen insbesondere die Analyse in einer Sandbox-Umgebung, die Prüfung von Links sowie die Validierung von QR-Codes, um schädliche Inhalte oder manipulierte Weiterleitungen frühzeitig zu erkennen.
Eine andere Methode ist es den Rechnungsempfang über gesicherte elektronische Rechnungsnetzwerke abzuwickeln. Dort erfolgt die Übermittlung innerhalb eines geschlossenen Systems, in dem sich alle Teilnehmer eindeutig authentifizieren müssen und zusätzliche Sicherheitsmechanismen bereits systemseitig integriert sind. Durch diese Kombination aus technischen Sicherheitskontrollen und geschlossenen Übertragungsplattformen wird das Risiko von Cyberangriffen im Rechnungseingang deutlich reduziert und die Integrität der eingehenden Rechnungsdaten erhöht.
Im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist für Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) zu führen. Dieses dokumentiert insbesondere die Zwecke der Verarbeitung, die betroffenen Personengruppen, die Datenkategorien sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen. Die Buchhaltungsprozesse umfassen sowohl die Finanzbuchhaltung als auch die Lohnbuchhaltung. In der Lohnbuchhaltung werden in besonderem Maße personenbezogene und besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen.
Das VVT bildet diese Verarbeitungstätigkeiten strukturiert ab und dokumentiert die eingesetzten Systeme sowie die Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens. Es dient als Nachweis der DSGVO-konformen Organisation und unterstützt die Transparenz gegenüber den Datenschutzaufsichtsbehörden. Das Verzeichnis ist regelmäßig zu überprüfen und bei organisatorischen oder systemseitigen Änderungen entsprechend zu aktualisieren.
Im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist sicherzustellen, dass mit allen externen Dienstleistern und Softwareanbietern, die im Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) abgeschlossen wurden. Der AVV ist ein verpflichtender Vertrag und dient der klaren Regelung der datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeiten sowie der technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen und reduziert die Angriffsfläche für beide Vertragsparteien.
Ein AVV ist insbesondere bei allen SaaS-Dienstleistern erforderlich, die personenbezogene Daten verarbeiten oder speichern. Ebenso ist er zwingend notwendig bei Dienstleistern, die im Rahmen von Fernwartung oder Support potenziell Zugriff auf Systeme mit personenbezogenen Daten erhalten.
Bei DATEV kann der Auftragsverarbeitungsvertrag digital abgeschlossen werden: https://go.datev.de/av
Die vollständige und regelmäßige Prüfung aller bestehenden AVV ist Voraussetzung für eine DSGVO-konforme Zusammenarbeit und sollte laufend sichergestellt werden.
Im Rahmen der Lohnbuchhaltung ist sicherzustellen, dass personenbezogene Daten von Beschäftigten grundsätzlich ausschließlich über verschlüsselte Übertragungswege verarbeitet und übertragen werden. Dies gilt für sämtliche Kommunikationspartner, von Ihren Mitarbeitenden bis hin zu externen Lohnbuchhaltungsdienstleistern.
Die Verantwortung für die sichere Übertragung der Daten liegt beim jeweiligen Versender. Dieser hat sicherzustellen, dass die Übermittlung ausschließlich über geeignete, verschlüsselte Kommunikationswege erfolgt, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten.
Eine unverschlüsselte Datenübertragung, beispielsweise per E-Mail, stellt ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar und kann einen meldepflichtigen Datenschutzverstoß darstellen. Daher ist eine durchgängige Verschlüsselung aller Übertragungsvorgänge zwingend erforderlich.
Revisionssichere Archivierung
Kontoumsätze sind als Bestandteil der Buchhaltungsunterlagen grundsätzlich revisionssicher zu archivieren. Dies bedeutet, dass sie vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und für die gesetzliche Aufbewahrungsdauer verfügbar gespeichert werden müssen.
Die Archivierung erfolgt in der Regel digital über ein Buchhaltungs- oder Archivsystem, das sicherstellt, dass nachträgliche Änderungen an einmal erfassten Kontoumsätzen ausgeschlossen sind. Gleichzeitig muss die Nachvollziehbarkeit aller Verarbeitungsschritte gewährleistet sein, sodass Herkunft, Inhalt und Zeitpunkt der Daten eindeutig erkennbar bleiben.
Ziel der revisionssicheren Archivierung ist die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten sowie die jederzeitige Prüfungsfähigkeit der Buchhaltungsdaten gegenüber der Finanzverwaltung.
Eingehende Rechnungen sind als buchhaltungsrelevante Unterlagen grundsätzlich revisionssicher zu archivieren. Dies umfasst insbesondere die vollständige, unveränderbare, nachvollziehbare und fristgerechte Speicherung der Belege über die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer.
Die Archivierung erfolgt in der Regel digital über ein entsprechendes Beleg- oder Dokumentenmanagementsystem, das sicherstellt, dass die Originaldokumente in ihrer unveränderten Form erhalten bleiben und sämtliche Verarbeitungsschritte dokumentiert werden. Dadurch wird gewährleistet, dass Herkunft, Inhalt und Zeitpunkt der Rechnungen jederzeit eindeutig nachvollziehbar sind.
Die revisionssichere Archivierung kann je nach Übertragungsweg technisch unterschiedlich umgesetzt werden. Daher sollten die jeweiligen Eingangskanäle separat betrachtet werden. Ziel der revisionssicheren Archivierung ist die Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten sowie die jederzeitige Prüfungsfähigkeit gegenüber der Finanzverwaltung.
Ausgangsrechnungen sind als buchhaltungsrelevante Unterlagen grundsätzlich revisionssicher zu archivieren. Dies bedeutet, dass sie vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und über die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer hinweg verfügbar gespeichert werden müssen.
Die Archivierung erfolgt in der Regel digital über ein Dokumenten- oder Buchhaltungssystem, das sicherstellt, dass einmal erstellte Rechnungen in ihrer ursprünglichen Form erhalten bleiben und sämtliche Bearbeitungs- und Verarbeitungsschritte nachvollziehbar dokumentiert werden. Dadurch ist gewährleistet, dass Herkunft, Inhalt sowie Zeitpunkt der Erstellung jederzeit eindeutig nachvollzogen werden können.
Ziel der revisionssicheren Archivierung ist die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten sowie die jederzeitige Prüfungsfähigkeit der Ausgangsrechnungen gegenüber der Finanzverwaltung.
Lohnunterlagen sind als besonders sensible und prüfungsrelevante Dokumente grundsätzlich revisionssicher zu archivieren. Dies umfasst insbesondere die vollständige, unveränderbare, nachvollziehbare und fristgerechte Speicherung aller abrechnungsrelevanten Dokumente über die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer.
Die Archivierung erfolgt in der Regel digital über ein entsprechendes Lohn- oder Dokumentenmanagementsystem, das sicherstellt, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind und alle Verarbeitungsschritte nachvollziehbar dokumentiert werden. Dadurch bleibt die Integrität der Daten jederzeit gewährleistet.
Ziel der revisionssicheren Archivierung ist die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten sowie die jederzeitige Prüfungsfähigkeit der Lohnunterlagen gegenüber den zuständigen Behörden.
Kassenumsätze und Kassenbelege sind als besonders prüfungsrelevante Buchhaltungsunterlagen grundsätzlich revisionssicher zu archivieren. Dies umfasst die vollständige, lückenlose, unveränderbare und nachvollziehbare Speicherung aller Einzelbewegungen sowie der zugehörigen Belege über die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer.
Die Archivierung erfolgt in der Regel digital über ein Kassen- oder Buchhaltungssystem, das sicherstellt, dass sämtliche Kassenbewegungen zeitnah erfasst und nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind. Gleichzeitig muss gewährleistet sein, dass jede Buchung eindeutig nachvollziehbar bleibt und alle Belege im Zusammenhang mit den jeweiligen Kassenumsätzen dauerhaft zugeordnet werden können.
Ziel der revisionssicheren Archivierung ist die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten sowie die jederzeitige Prüfungsfähigkeit der Kassenführung gegenüber der Finanzverwaltung.
Prozessdokumentation Buchhaltung
Die Zusammenarbeit zwischen Ihrem Unternehmen und Ihrer Steuerkanzlei sollte klar definierten Prozessen und Zuständigkeiten folgen. Dazu gehört insbesondere eine eindeutige Regelung, welche Daten, Belege und Auswertungen in welcher Form und zu welchen Zeitpunkten ausgetauscht werden.
Die Schnittstelle umfasst in der Regel die Übermittlung von Buchhaltungsdaten, Belegen sowie weiteren relevanten Informationen für die Finanz- und Lohnbuchhaltung. Dabei sollte eindeutig dokumentiert sein, über welche Systeme und Übertragungswege der Datenaustausch erfolgt und welche Verantwortlichkeiten auf beiden Seiten bestehen.
Eine klar dokumentierte Schnittstelle stellt sicher, dass die Zusammenarbeit effizient, nachvollziehbar und fehlerfrei erfolgt und reduziert Rückfragen sowie Medienbrüche im laufenden Prozess.
Für alle Buchhaltungsprozesse ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich. Sie beschreibt die organisatorischen und technischen Abläufe der Buchführung und stellt sicher, dass diese nachvollziehbar, prüfbar und GoBD-konform dokumentiert sind. Die Verfahrensdokumentation umfasst insbesondere die eingesetzten Systeme, die Prozessschritte von der Belegerfassung bis zur Archivierung sowie die jeweiligen Verantwortlichkeiten.
Seit Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 ergeben sich in vielen Unternehmen wesentliche Änderungen in den buchhalterischen Abläufen. Insbesondere analoge Prozesse wurden bzw. werden schrittweise auf digitale Prozesse umgestellt. Diese Umstellungen wirken sich unmittelbar auf die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation aus.
Vor diesem Hintergrund sollte geprüft werden, ob die bestehende Verfahrensdokumentation an die seit 2025 geänderte digitale Prozessrealität angepasst wurde und die aktuellen Abläufe korrekt und vollständig abbildet.
